L'essentiel à retenir du Conseil de direction de ce lundi 3 décembre 2018 :
En coopération au développement :
- Guy Rayée, qui prend prochainement la direction (ad interim) de la Direction générale de la coopération au développement (DGD) du ministère des Affaires étrangères, se rend à l'ARES ce vendredi pour une visite d'information. Il sera reçu par Hédia et sera présenté à l'administrateur et à Kevin Guillaume.
- Evaluation : la restitution d'une importante évaluation d'impact de la coopération académique menée par le Service de l'évaluateur spécial (service indépendant hébergé à la DGD et rendant compte au parlement fédéral) aura lieu à l'ARES le 19 décembre avec les parties prenantes et les représentants de la CDD.
- Budget : quelques données doivent encore être introduites pour finaliser la mise à jour de l'arrêté royal de subventionnement. Le travail est en cours.
- Enfin, la mission de dialogue stratégique menée à Madagascar a donné lieu à un article sur le site web (vidéos à l'appui) par Pierre Martinot mettant en exergue nos projets sur l'île. Découvrez-le sur https://www.ares-ac.be/fr/
actualites/491-l-expertise- academique-belge-reconnue-a- madagascar-pour-ses-retombees- scientifiques-et-societales
En relations internationales :
- Visas / Cameroun (débriefing) : la séance d'information de l'Office des étrangers qui s'st tenue le 27 novembre dernier sur la procédure mise en place pour les étudiants camerounais souhaitant entreprendre des études supérieures en Belgique. Cette procédure est bien déjà en place (pour rappel, une cellule au sein de « Campus France » à Yaoundé chargée d'une analyse préalable des demandes de visa sur place) et se présente sous la forme d'un screening et d'un entretien. Il en ressort que :
- Les établissements présents se positionnent différemment sur la procédure et celle-ci : les universités estiment qu'elle n'est pas utile étant donné qu'elles disposent des ressources nécessaires pour faire face aux demandes, les autres établissements y sont favorables compte tenu de leur manque de ressources,
- Les candidats aux études doivent quoi qu'il arrive être déjà passés par une demande d'admission avant d'introduire une demande de visa : la temporalité de la procédure ne soulage pas nécessairement les établissements,
- L'Office va donc réfléchir à des modifications éventuelles de la procédure.
- Du côté de l'ARES, le Conseil de direction s'est prononcé en faveur de la mise en place d'un groupe de travail interne pour mieux cerner les questions concrètes que doivent gérer les services d'admission. Le constat est également fait que la création d'un espace de concertation / d'échanges entre ces services pourrait être utile.
- L'ARES a également été sollicitée par le VLIR pour cosigner un courrier adressé au ministre des Affaires étrangères concernant la mise en place (par transposition d'une directive européenne) d'une nouvelle procédure unique de demande de permis de (longs) séjour (recherche et travail). La demande porte sur la postposition de ce nouveau régime supposé entrer en vigueur le 1er janvier 2019, et sur un amendement ou une clarification de certains aspects défavorables à la mobilité des chercheurs.
- Les Agents de liaison académique (ALAC) de la Fédération Wallonie-Bruxelles ("nouveau" corps "diplomatique" de Wallonie-Bruxelles international remplaçant les "formateurs de langue française"), bénéficieront du 11 au 16 janvier 2019 d'une formation dispensée à l'ARES et organisée par Wallonie-Bruxelles Campus.
En études et statistiques :
- Questions éthiques : sur la base d'une proposition émise par la Direction des études et des statistiques en matière d'éthique relative au traitement des informations issues des bases de données "e-paysage", le Conseil de direction a marqué son accord pour la création d'un groupe de travail interne reprenant des représentants des différentes directions concernées avec, pour mandat de :
- définir les besoins en matière d'éthique à l'ARES,
- cerner le périmètre du mandat de cet organe : limité à ,e-paysage ou élargi à d'autres matières,
- définir, en fonction, la forme, la composition et les missions que pourrait avoir un organe consultatif à mettre éventuellement en place pour traiter ces questions.
- Le Conseil de direction a également soutenu la direction des études et des statistiques et de la communication et de l'informatique dans leur souhait de favoriser une culture du partage et de l'exploitation des données à des fins statistiques (qui comprend collecte de données, traitement, analyse, interprétation et communication des résultats) en demandant à ce que chaque direction soit sensibilisée en continu quant à l'importance des éléments suivants :
- du travail inter-directions,
- d'envisager la collecte de "ses" données dans une optique plus large que celle du besoin immédiat ou du rapportage : ces données ne peuvent-elles pas aussi avoir un intérêt en termes de suivi statistique, d'étude ou de pilotage ?
- de mettre en place, pour ce faire, ces collaborations entre services en amont, pour s'accorder par exemple sur les sets de données à collecter pour pouvoir dépasser l'usage unique, l'usage d'identifiants uniques, de référentiels partagés, de tables de correspondances, de formats normalisés, etc.
- dès qu'une collecte est envisagée, de consulter les directions statistiques et communication, ainsi que les responsables des questions de protection des données à caractère personnel.
En communication et informatique :
- La rencontre avec l'ETNIC au sujet d'une refonte du site web (et d'autres de nos outils en ligne) s'est tenue le 29 novembre. Une description plus détaillé de nos besoins leur sera transmise afin q'ils formulent un premier avis sur la prise en charge du projet.
- La shortlist des membres du jury du Prix Philippe Maystatdt a été avalisée par la CA du 20 novembre. Les personnes pressenties seront contactées et le Prix lancé dès que possible.
- Le Get Together Lunch de nouvel an devrait se tenir le jeudi 31 janvier 2019, dans un lieu encore à déterminer. Le Conseil de direction vous invite à réserver cette date dans votre agenda.
NB : le repas de nouvel-an avait aussi été envisagé à cette date. Il aura lieu le jeudi 10 janvier 2019. Là aussi, merci de réserver la date dans vos agendas. - Enfin, un marché de goodies personnalisables a été conclu en collaboration avec la Direction des Affaires générales. Il permet de commander divers articles marqués "ARES" à des fins d'image et de relations "publiques" dans le cadre d'activités en Belgique ou de missions in ou à l'étranger. Divers articles ont été identifiés et leur utilisation encadrée grosso modo comme suit :
- clés USB : usage individuel, dépannage d'un intervenant extérieur, évènements
- stylobilles ordinaires : évènements, salles de réunion
- carnets de notes A5 lignés : évènements
- minties en boites métalliques : salles de réunion
- mugs : salles de réunion, missions
- powerbanks : missions
- totebags : en cas d'objets ou documents confiés à des extérieurs
- parapluies : dépannage d'intervenants extérieurs en cas de pluie
- pins : missions, évènements (pour représentants ARES)
- gilets jaune : EPI-CEPI
NB : ce marché a été conclu et cette sélection faite en tenant compte du cout environnemental que représentent potentiellement les objets commandés (en dehors de la mise à disposition de nos hôtes d'un certain nombre d'articles comme les stylobilles, les minties, ou les carnets, les goodies à "offrir" ne seront pas en libre service). Pour toute demande ou suggestion, s'adresser à la Direction de la communication et de l'informatique.
En affaires générales, budget et comptabilité :
- CCB : Trois organisations syndicales ont marqué leur approbation sur les documents du CCB du 14 novembre dernier. Un feedback doit encore nous parvenir.
- En matière de recrutement :
- Le recrutement d'un agent à la Direction des études et des statistiques a été relancé, faute de confirmation par le candidat pressenti et faute d'autres candidatures satisfaisantes.
- Les candidatures au poste de secrétaire de direction pour la Direction de la coopération au développement sont en cours d'analyse.
- Les auditions pour le remplacement de Déborah Piccoli (comptabilité, appui marché publics) ont eu lieu ce 28 novembre. M. Alpha Sow a été sélectionné et prendra ses fonctions au début de l'année 2019 (date encore à confirmer).
- Les candidatures pour le remplacement de Catherine Ceuppens étaient ouvertes jusqu'au 30 novembre. Aucune candidature satisfaisante n'a été introduite. La procédure sera relancée.
- Le Conseil de direction a par ailleurs pris acte du départ prochain de deux de nos collègues qui s'envolent vers d'autres cieux professionnels : Valentine Vraux et Jonida Shaljani. Valentine prestera son dernier jour le 21 décembre prochain et Jonida occupera ses fonctions jusqu'à la troisième semaine du mois de janvier 2019. Deux recrutements seront lancés pour pourvoir à la vacance des deux postes.
En affaires académiques :
- Développement durable : la CDD a émis le souhait que l'ARES adhère à la plateforme The Shift (réseau belge du développement durable), en plus d'avoir souscrit à la "charte belge SDG". Une note argumentative sera soumise au Conseil d'administration et/ou aux commissions du développement durable et de la coopération au développement pour approuver "collégialement" cette demande d'adhésion.
- FIE : en attendant l'avancement du texte (pour rappel, le décret ne sera pas voté avant 2019), il est proposé d'avancer quant à la mise en oeuvre de l'avant-projet de décret-programme qui prévoit le financement d'une cellule d'appui au pilotage de la mise en place de la réforme, confié à l'ARES, à hauteur de 1,4 million d'euros, en :
- anticipant les recrutements à prévoir (définition des profils à engager, procédures (réserve ? détachements ?, etc.),
- préparant le travail à fournir sur les partenariats possibles ("alliances" d'établissement prévues par le décret) pour la mise en oeuvre de la réforme.
- La synthèse des avis des chambres thématiques au sujet des propositions du Collège d'experts a été réalisée. Celle-ci a été visée par le Bureau exécutif du 30 novembre et sera soumise au Conseil d'administration du 18 décembre.
- Habilitations : les analyses par les chambres ont lieu et les dossiers ont été visés par le Bureau exécutif. Le dossier sera, lui aussi, mis à l'agenda du prochain CA, avec auditions de certains porteurs de demandes.
Au Service de l'administrateur :
- Le prochain Conseil d'administration a lieu le 18 décembre (Bureau exécutif de ce 30 novembre). L'ordre du jour partira le mardi 11 décembre.
Enfin, vous avez sans doute déjà vu passer l'annonce de la Journée internationale du pull de Noël, qui aura lieu le vendredi 21 décembre prochain. À cette occasion, et pour terminer l'année civile dans la convivialité, nous sommes toutes et tous conviés ce jour là dès 15h30 (local à déterminer) pour une "X-Mas Party", avec notre désormais traditionnel drink de fin d'année, qui sera cette fois suivi d'une animation organisée par et à l'initiative de Florence et Simon.